Inbetriebnahme, Abnahme & Betrieb: der letzte Kilometer entscheidet

Serie «Sanierungsfahrplan», Teil 6 von 6

Die Anlage läuft, die Handwerker sind weg, der Ordner mit der Dokumentation steht im Regal. Für viele Projekte ist das der Schlusspunkt. Für die Anlage ist es der Anfang.

Der letzte Kilometer einer Sanierung ist derjenige, auf dem am meisten verloren geht. Nicht weil dort schlecht gearbeitet wird, sondern weil die Zuständigkeiten wechseln und die Aufmerksamkeit nachlässt. Die Planer sind gedanklich schon beim nächsten Projekt, die ausführenden Firmen wollen abrechnen, und die Bauherrschaft freut sich, dass es endlich vorbei ist. Genau in diesem Moment werden Entscheidungen getroffen, die den Betrieb der nächsten zwanzig Jahre prägen. Dieser abschliessende Teil der Serie zeigt, was aus Bauherrensicht zwischen der letzten Montage und dem eingespielten Betrieb organisiert sein muss, damit das Ergebnis der ganzen Sanierung nicht auf den letzten Metern verspielt wird.

Zwei Dinge, die verwechselt werden

Die Abnahme und die funktionale Bestätigung sind zwei verschiedene Vorgänge. Ihre Verwechslung ist der teuerste Fehler dieser Projektphase.

Die Abnahme ist ein rechtlicher Akt. Nach SIA 118 und der gebäudetechnischen Ergänzung SIA 118/380 erklärt die Bauherrschaft damit, das Werk als vertragsgemäss erbracht entgegenzunehmen. Mit der Abnahme beginnen Fristen zu laufen, die Gefahr geht über, und die Beweislast verschiebt sich. Solange nicht abgenommen ist, muss der Unternehmer beweisen, dass sein Werk mangelfrei ist. Nach der Abnahme muss die Bauherrschaft beweisen, dass ein Mangel vorliegt. Sichtbare Mängel müssen bei der Abnahme gerügt werden, für verdeckte Mängel gelten eigene Regeln und eigene Fristen.

Die funktionale Bestätigung ist ein technischer Nachweis. Sie beantwortet die Frage, ob die Anlage unter realen Betriebsbedingungen das leistet, was vereinbart wurde. Diese Frage lässt sich an einem einzelnen Abnahmetermin gar nicht beantworten, weil viele Betriebszustände saisonal sind. Eine Kälteanlage zeigt im Februar nicht, was sie im Juli kann, und eine Heizung offenbart ihre Schwächen erst bei der ersten längeren Kaltphase. Wer beide Vorgänge gleichsetzt, unterschreibt die rechtliche Entgegennahme, bevor der technische Beweis überhaupt erbracht werden konnte.

Aus dieser Unterscheidung folgt die praktische Konsequenz: Die Abnahme darf nicht der einzige Prüfpunkt sein. Sie braucht eine technische Vorbereitung davor und eine Nachprüfung danach, beides vertraglich geregelt. Wird dieser Zusammenhang schon im Werkvertrag festgehalten, entsteht am Bauende keine Diskussion darüber, ob eine funktionale Nachprüfung geschuldet ist oder nicht.

Der Abnahmetermin und was ihm vorausgeht

Ein Abnahmetermin, der ohne Vorbereitung stattfindet, ist eine Begehung mit Unterschrift. Damit er mehr wird, braucht er drei Voraussetzungen.

Erstens müssen die Prüfungen abgeschlossen und protokolliert sein: hydraulischer Abgleich, Einregulierung der Lüftung, Funktionsprüfungen je Anlage, Elektroprüfungen. Diese Protokolle gehören vor dem Termin geprüft, nicht während des Termins entgegengenommen. Ein Stapel Papier, den niemand gelesen hat, ist keine Prüfung, sondern nur die Behauptung einer Prüfung.

Zweitens müssen die gewerkeübergreifenden Funktionen geprüft sein. Genau dafür beschreibt SIA 2046 die integralen Tests: Zusammenspiel mehrerer Gewerke unter definierten Betriebszuständen, etwa Brandfall, Nachtbetrieb, Sommer- und Winterumschaltung, Ausfall eines Erzeugers. Diese Tests brauchen Vorlauf, Beteiligte und ein Testszenario. Sie lassen sich nicht am Abnahmetag improvisieren, denn wer erst dann feststellt, dass die Sicherheitstreppenraumentlüftung nicht mit der Brandmeldeanlage zusammenspielt, verschiebt die Abnahme um Wochen.

Drittens muss die Dokumentation vorliegen und geprüft sein. Unvollständige Dokumentation ist ein Mangel und sollte auch so behandelt werden. Wer die Abnahme trotz fehlender Unterlagen erklärt, verliert das wirksamste Druckmittel, denn nach der Schlusszahlung ist der Antrieb, fehlende Pläne nachzuliefern, erfahrungsgemäss gering.

Es lohnt sich, den Abnahmetermin selbst als Ablauf zu planen und nicht als spontane Begehung. Eine kurze Traktandenliste, eine festgelegte Reihenfolge der zu begehenden Anlagen und die vorherige Einladung aller Beteiligten, die eine Auskunft geben müssen, machen aus dem Termin ein strukturiertes Ereignis. Wer stattdessen mit einem grossen Kreis unvorbereitet durch das Gebäude geht, verliert den Überblick, und wichtige Punkte gehen im allgemeinen Betrieb unter. Sinnvoll ist zudem, unmittelbar nach dem Termin das Protokoll fertigzustellen und von beiden Seiten unterzeichnen zu lassen, solange die Eindrücke frisch sind.

Mängel, Fristen und Rückbehalt

Mängel gehören zu jedem Bauprojekt, und ihre blosse Existenz ist kein Zeichen schlechter Arbeit. Entscheidend ist, wie mit ihnen umgegangen wird, denn ein geordneter Umgang trennt eine erledigte Nachbesserung von einem jahrelangen Streit. Für die Bauherrschaft sind dabei drei Punkte praktisch relevant.

Der erste ist das Abnahmeprotokoll. Es hält fest, was abgenommen wird, welche Mängel gerügt werden und bis wann sie zu beheben sind. Eine allgemeine Formulierung wie «diverse Restarbeiten» hilft niemandem. Jeder Mangel gehört einzeln beschrieben, mit Ort, Sachverhalt und Frist. Ein gut geführtes Protokoll unterscheidet ausserdem zwischen Mängeln, die die Abnahme hindern, und solchen, die als Restpunkte mit Nachbesserungsfrist erledigt werden können.

Der zweite ist die Rügefrist für verdeckte Mängel. Mängel, die bei der Abnahme nicht erkennbar waren, müssen nach ihrer Entdeckung sofort gerügt werden. In der Gebäudetechnik ist das besonders wichtig, weil viele Mängel erst in der jeweils anderen Jahreszeit auftreten. Ein systematisches Beobachten des ersten Betriebsjahres ist deshalb nicht nur technisch, sondern auch rechtlich sinnvoll. Wer eine Auffälligkeit dokumentiert und umgehend meldet, wahrt seine Ansprüche, während das blosse Hinnehmen einer Störung diese über die Zeit zum akzeptierten Zustand werden lässt.

Der dritte ist die Sicherstellung. Rückbehalt oder Garantieleistung geben der Bauherrschaft in der Nachbesserungsphase eine Verhandlungsposition. Die Konditionen dafür gehören in den Werkvertrag, nicht in die Diskussion nach der Abnahme. Ein angemessener Rückbehalt, der erst nach erfolgreicher funktionaler Bestätigung freigegeben wird, ist das wirksamste Mittel, um die letzten Prozente Sorgfalt sicherzustellen, die sonst gern liegen bleiben.

Die Übergabe in den Betrieb

Technisch abgeschlossen bedeutet nicht betriebsbereit. Die Übergabe ist eine eigene Leistung, und sie hat vier Bestandteile.

Die Einweisung des Betriebspersonals muss dokumentiert stattfinden, mit Teilnehmerliste und Inhalt. Sinnvoll ist eine zweite Einweisung einige Monate später, wenn die ersten Fragen aus dem Alltag aufgetaucht sind. Die erste Einweisung kommt fast immer zu früh, weil die Anlage noch nicht mit realer Last gelaufen ist und die typischen Bedienungssituationen noch gar nicht eingetreten sind.

Die Bestandsdokumentation umfasst Schemapläne im Ist-Zustand, Datenpunktlisten, Parametrierdaten, Prinzipschemata und Bedienungsanleitungen. Sie muss den gebauten Zustand abbilden, nicht den geplanten. Eine Dokumentation, die nur die ursprüngliche Planung wiederholt und die Änderungen aus der Bauphase nicht nachführt, ist im Störungsfall wertlos, weil sie das Betriebspersonal in die Irre führt.

Die Zugänge und Rechte sind der am häufigsten vergessene Punkt. Wem gehören die Zugangsdaten zur Gebäudeautomation, wer hat Administratorenrechte, welche Fernzugriffe bestehen, und wem gehören die aufgezeichneten Daten? Diese Fragen gehören geklärt, bevor der Errichter die Baustelle verlässt. VDI 3814 Blatt 2.2 behandelt die Informationssicherheit in der Gebäudeautomation und macht deutlich, dass ungeklärte Zugänge nicht nur ein organisatorisches, sondern auch ein sicherheitstechnisches Risiko sind.

Die Instandhaltungsplanung legt fest, welche Arbeiten in welchen Intervallen anfallen. VDI 3810 Blatt 1.1 gibt für Heizungsanlagen eine praxisnahe Grundlage für Betrieb und Instandhaltung. Wer diese Planung schon bei der Übergabe erhält, kann Wartungsverträge gezielt ausschreiben, statt sie später unter Zeitdruck und ohne Vergleichsmöglichkeit abzuschliessen.

Diese vier Bestandteile sind kein Selbstzweck. Sie entscheiden darüber, ob das Gebäude aus eigener Kraft betrieben werden kann oder ob es dauerhaft von einzelnen Personen und deren stillschweigendem Wissen abhängt. Gerade bei einer Sanierung, bei der langjähriges Betriebspersonal die alte Anlage im Kopf hatte, ist der Wechsel auf eine neue Anlage der Moment, in dem dieses ungeschriebene Wissen verloren geht. Eine vollständige Übergabe ersetzt es durch nachvollziehbare Unterlagen und macht den Betrieb unabhängig von einzelnen Köpfen.

Das erste Betriebsjahr gehört zum Projekt

Eine neue Anlage ist eingestellt, nicht optimiert. Sie läuft mit Parametern, die unter Zeitdruck und ohne Kenntnis des realen Nutzungsverhaltens gesetzt wurden. Zwischen dieser Grundeinstellung und einem optimierten Betrieb liegt regelmässig ein zweistelliger Prozentsatz des Energieverbrauchs.

Wichtig ist dabei, dass diese Begleitung geplant und nicht dem Zufall überlassen wird. Es braucht eine verantwortliche Person, einen einfachen Auswertungsrhythmus und ein paar wenige Kennzahlen, an denen sich ablesen lässt, ob die Anlage im erwarteten Bereich läuft. Zu viele Messpunkte sind dabei eher hinderlich als hilfreich, weil niemand die Zeit hat, sie regelmässig auszuwerten. Besser sind wenige, sorgfältig ausgewählte Grössen, die eine Abweichung zuverlässig sichtbar machen.

Ein definiertes erstes Betriebsjahr umfasst deshalb ein einfaches Monitoring mit wenigen, richtig gesetzten Zählern, eine Nachjustierung nach der ersten vollständigen Heizperiode, eine zweite nach der ersten Kühlperiode und eine Auswertung, die den Sollzustand mit dem Istzustand vergleicht. SN EN ISO 52120-1 zeigt, welchen Beitrag die Gebäudeautomation zur Energieeffizienz leistet, und SN EN ISO 50001 liefert den Rahmen, um Monitoring und Betriebsoptimierung nicht als einmalige Aktion, sondern als fortlaufenden Prozess zu verankern.

Diese Leistung gehört in die Ausschreibung und ins Budget. Sie ist eine der wenigen Positionen in einem Bauprojekt, deren Wirtschaftlichkeit sich innerhalb weniger Monate belegen lässt. Eine sauber begleitete Optimierung amortisiert ihre Kosten oft schon in der ersten Heizperiode, während eine Anlage ohne Nachjustierung ihren Mehrverbrauch über die gesamte Lebensdauer mitschleppt.

Drei Fehler auf dem letzten Kilometer

Drei Fehler kehren am Bauende immer wieder. Der erste ist die überstürzte Abnahme unter Termindruck. Wird abgenommen, weil ein Einzugstermin drängt, obwohl Prüfungen und Dokumentation fehlen, geht die gesamte Verhandlungsmacht verloren. Ein Bezug unter Vorbehalt mit klar protokollierten offenen Punkten ist fast immer die bessere Lösung als eine vorbehaltlose Abnahme.

Der zweite Fehler ist die Übergabe ohne echte Einweisung. Wird die Anlage kommentarlos an ein überfordertes Betriebspersonal übergeben, wird sie im Zweifel auf Handbetrieb gestellt und läuft dauerhaft ineffizient. Der beste hydraulische Abgleich nützt nichts, wenn im Betrieb alle Ventile von Hand geöffnet werden, weil niemand die Regelung versteht.

Der dritte Fehler ist das fehlende erste Betriebsjahr. Wer nach der Abnahme jede weitere Begleitung streicht, verschenkt die grösste Einsparung der ganzen Sanierung. Die Anlage bleibt auf ihren Startwerten stehen, und niemand bemerkt, dass sie deutlich mehr verbraucht als nötig, weil es keinen Vergleich mit dem Sollzustand gibt.

Allen drei Fehlern ist gemeinsam, dass sie sich am Bauende gut anfühlen und erst später teuer werden. Die überstürzte Abnahme bringt scheinbar Ruhe, die kommentarlose Übergabe spart einen Termin, und der Verzicht auf das erste Betriebsjahr kürzt das Budget. Alle drei verlagern die Kosten lediglich in den Betrieb, wo sie über Jahre anfallen und schwerer zuzuordnen sind. Wer den letzten Kilometer bewusst plant, dreht dieses Verhältnis um: etwas mehr Aufwand am Ende der Bauzeit, dafür ein Gebäude, das von Anfang an so läuft, wie es geplant wurde.

Querverweise zu unseren Fachserien

• Teil 5 dieser Serie zeigt, wie die Nachweise entstehen, die bei der Abnahme vorliegen müssen.
• Wie Funktionskontrollen und integrale Tests methodisch aufgebaut und durchgeführt werden, vertieft unsere Serie zu Funktionskontrollen.
• Zur Betriebsoptimierung und zum Energiemonitoring im laufenden Betrieb finden Sie eine eigene Serie in unserem Fachbereich.
• Wie eine Übergabe an die Gebäudeautomation sauber strukturiert wird, behandelt unsere Serie zur Gebäudeautomation in Beratung und Planung.

Fazit

Der letzte Kilometer entscheidet, weil dort die Verantwortung wechselt. Wer Abnahme und funktionale Bestätigung trennt, die integralen Tests vor den Abnahmetermin legt, Mängel einzeln protokolliert, die Übergabe als eigene Leistung behandelt und das erste Betriebsjahr budgetiert, sichert das Ergebnis der gesamten Sanierung. Alles andere überlässt den Erfolg dem Zufall, und zwar genau in dem Moment, in dem niemand mehr hinschaut. Der Aufwand dafür ist gemessen an der gesamten Investition klein, und er entscheidet darüber, ob sich diese Investition im Betrieb tatsächlich auszahlt.

Sie haben Fragen dazu?

Sie stehen vor der Abnahme oder haben eine Anlage übernommen, die nicht das leistet, was vereinbart war? Wir bereiten Abnahmen vor, führen integrale Tests durch und begleiten das erste Betriebsjahr bis zum optimierten Betrieb. Sprechen Sie mit uns und finden Sie weitere Beiträge unter wenget.ch/insights.

Quellenverzeichnis

• SIA 118 «Allgemeine Bedingungen für Bauarbeiten» und SIA 118/380 «Allgemeine Bedingungen für Gebäudetechnik», insbesondere zu Abnahme, Mängelrechten und Fristen
• SIA 2046 «Integrale Tests von Gebäudetechniksystemen» (Ausgabe 2015)
• VDI 6039 «Facility-Management, Inbetriebnahmemanagement für Gebäude»
• VDI 3810 Blatt 1.1 «Betreiben und Instandhalten von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen, Heizungsanlagen»
• VDI 3814 Blatt 2.2 «Gebäudeautomation, Planung, Systemintegration und Informationssicherheit»
• SN EN ISO 52120-1 «Energetische Bewertung von Gebäuden, Beitrag der Gebäudeautomation»
• SN EN ISO 50001 «Energiemanagementsysteme» als Rahmen für Monitoring und Betriebsoptimierung
• Eigene Projekterfahrungen und Praxisbeispiele der WENGET GmbH