Ausschreibung & Offertprüfung: Was hinter den Zahlen steckt

Serie «Sanierungsfahrplan», Teil 4 von 6

Drei Offerten liegen auf dem Tisch, die Differenz zwischen der günstigsten und der teuersten beträgt vierzig Prozent. Die naheliegende Frage lautet: Wer ist zu teuer? Die richtige Frage lautet: Wer hat was gerechnet?

Preisunterschiede in dieser Grössenordnung entstehen in der Gebäudetechnik fast nie durch Marge. Sie entstehen durch unterschiedliche Auslegungen desselben Textes. Und dieser Text ist die Ausschreibung. Wer sie präzise formuliert, bekommt vergleichbare Angebote. Wer sie offen lässt, bekommt Interpretationen. Dieser Teil zeigt, wie eine Ausschreibung aussieht, die vergleichbare Offerten erzeugt, und wie man die eingegangenen Angebote so prüft, dass am Ende der tatsächlich günstigste Anbieter den Zuschlag erhält und nicht der, der am geschicktesten kalkuliert hat.

Was eine Ausschreibung leisten muss

Eine Ausschreibung hat zwei Aufgaben, die oft vermischt werden. Sie muss beschreiben, was gebaut werden soll, und sie muss beschreiben, wie nachgewiesen wird, dass es richtig gebaut wurde. Die zweite Aufgabe fehlt in der Praxis regelmässig.

Für die Beschreibung der Leistung ist in der Schweiz der Normpositionen-Katalog NPK des CRB das übliche Werkzeug. Er sorgt für eine einheitliche Sprache zwischen Planer, Unternehmer und Bauherrschaft. Für die Kostengliederung dient der Baukostenplan Hochbau eBKP-H, der die Zuordnung über die Projektphasen hinweg vergleichbar hält.

Diese Instrumente lösen aber nur das Sprachproblem. Sie ersetzen nicht die inhaltliche Präzision. Ein NPK-konformer Text kann trotzdem offen lassen, welche Regelgüte gefordert ist, welche Datenpunkte geliefert werden und wer die Inbetriebnahme koordiniert. Die Norm gibt die Grammatik vor, den Inhalt muss der Planer liefern. Genau hier trennt sich eine belastbare Ausschreibung von einer, die später zum Steinbruch für Nachträge wird.

Ein zweiter Gedanke gehört an den Anfang jeder Ausschreibung: Sie ist kein reiner Einkaufstext, sondern die Grundlage des späteren Werkvertrags. Alles, was hier klar steht, muss später nicht verhandelt werden. Alles, was hier fehlt, wird zum Gegenstand von Auseinandersetzungen, die Zeit und Geld kosten und das Vertrauensverhältnis zwischen den Parteien belasten.

Die fünf klassischen Lücken

Es sind fast immer dieselben fünf Stellen, an denen Ausschreibungen offen bleiben und an denen die Angebote deshalb auseinanderdriften. Wer sie kennt, kann sie gezielt schliessen, bevor die Anfrage hinausgeht.

Erstens die Schnittstellen. Wer liefert das Feldgerät, wer verkabelt es, wer parametriert es, wer prüft es? In der Sanierung kommt eine sechste Frage dazu: Wer verantwortet die Anbindung an bestehende Anlagen, die niemand vollständig dokumentiert hat? Ohne klare Antwort landet dieser Aufwand in einem Nachtrag.

Zweitens die Datenpunkte. Eine Ausschreibung der Gebäudeautomation ohne Datenpunktliste ist kein Leistungsverzeichnis, sondern eine Absichtserklärung. Die Liste nach VDI 3814 Blatt 2.1 definiert, was tatsächlich geliefert wird. Fehlt sie, kalkuliert jeder Anbieter eine andere Anlagentiefe, und die Angebote sind schlicht nicht vergleichbar.

Drittens die Bestandsaufnahme des Vorhandenen. In der Sanierung wird auf Bestehendes aufgebaut. Wenn die Ausschreibung den Bestand nicht beschreibt, kalkuliert der Unternehmer entweder mit Risikozuschlag oder ohne Reserve. Beides ist schlecht, das eine für Sie, das andere für das Projekt.

Viertens die Prüf- und Nachweisleistungen. Hydraulischer Abgleich mit Messprotokoll, Funktionsprüfungen, integrale Tests nach SIA 2046, Einregulierung der Lüftung mit Volumenstromprotokoll: Diese Positionen müssen ausgeschrieben und bepreist sein, sonst werden sie nicht erbracht.

Fünftens die Dokumentation und Übergabe. Bestandsdokumentation, Schemapläne im Ist-Zustand, Parametrierdaten, Zugangsdaten, Einweisung des Betriebspersonals. Was hier nicht steht, existiert nach der Abnahme nicht.

Der Terminplan gehört in die Ausschreibung

Gerade in der Sanierung im laufenden Betrieb ist der Zeitplan kein Anhang, sondern ein zentraler Leistungsbestandteil. Wann darf in welchem Gebäudeteil gearbeitet werden, welche Betriebsunterbrüche sind zulässig, welche Arbeiten müssen ausserhalb der Nutzungszeiten stattfinden? Eine Ausschreibung, die diese Randbedingungen verschweigt, erhält Angebote, die von idealen Verhältnissen ausgehen und in der Realität zu Nachträgen führen.

Dazu gehören auch die Lieferfristen. Zentrale Komponenten der Gebäudeautomation und einzelne Erzeuger haben Vorlaufzeiten von mehreren Monaten. Wer diese Fristen nicht abfragt und im Terminplan berücksichtigt, riskiert Stillstand auf der Baustelle. Sinnvoll ist deshalb, im Angebot die kritischen Lieferpositionen mit ihren Vorlaufzeiten ausweisen zu lassen und den Terminplan darauf aufzubauen. So wird sichtbar, welcher Anbieter realistisch plant und welcher einen Wunschtermin nennt, der später nicht haltbar ist.

Offerten prüfen: die Arbeit beginnt bei den Mengen

Der erste Schritt der Offertprüfung ist unspektakulär: der Mengenvergleich. Wo Anbieter unterschiedliche Mengen einsetzen, haben sie die Ausschreibung unterschiedlich verstanden. Das ist wertvolle Information, denn oft hat einer von ihnen etwas gesehen, das die anderen übersehen haben.

Der zweite Schritt betrifft die Einheitspreise. Auffällig tiefe Preise bei Positionen, deren Menge unsicher ist, und auffällig hohe Preise bei Positionen, deren Menge feststeht, sind ein bekanntes Muster. Es ist nicht verboten, aber es sollte erkannt und angesprochen werden. Wer diese Spekulationspreise übersieht, zahlt am Ende genau dort, wo die Menge im Verlauf des Baus wächst.

Der dritte Schritt sind die Nullpositionen und die Ausschlüsse. Positionen, die mit null bewertet oder mit einem Vorbehalt versehen sind, verschieben Leistung in eine spätere Verhandlung. Jeder Vorbehalt gehört vor der Vergabe geklärt, nicht danach.

Der vierte Schritt ist der technische Abgleich. Entsprechen die angebotenen Komponenten der geforderten Spezifikation, oder wurden Alternativen eingesetzt? Alternativen sind oft sinnvoll, aber sie müssen als solche gekennzeichnet und fachlich beurteilt sein, insbesondere wenn sie die Systemoffenheit betreffen. Eine scheinbar gleichwertige Steuerung, die nur mit proprietären Werkzeugen erweiterbar ist, ist eben nicht gleichwertig. Prüfen Sie an dieser Stelle auch, ob die angebotenen Fabrikate tatsächlich lieferbar sind und ob der Anbieter über die geschulten Fachkräfte für deren Inbetriebnahme verfügt, denn ein korrektes Datenblatt nützt wenig, wenn die Umsetzung am Personal scheitert.

Der Preis ist nicht die Zahl unten rechts

Für den Vergleich zählt nicht die Angebotssumme, sondern die erwartete Endsumme. Zu ihr gehören die absehbaren Nachträge aus unklaren Positionen, die Kosten der Bauleitung, die Aufwände auf Ihrer Seite und die Betriebskosten der gewählten Lösung.

Besonders bei der Gebäudeautomation ist der Investitionspreis ein schwacher Indikator. Entscheidend sind die Bedingungen danach: Wer kann die Anlage später erweitern, zu welchen Konditionen sind Lizenzen und Engineering-Werkzeuge verfügbar, wie offen sind die Schnittstellen, und wer hat Zugriff auf die Daten? Eine günstige Anlage mit geschlossener Systemwelt ist über zwanzig Jahre teurer als eine offene Lösung mit höherer Anfangsinvestition.

Denken Sie den Preis deshalb über die gesamte Nutzungsdauer. Eine einfache Überschlagsrechnung, die Investition, absehbare Nachträge und die Betriebs- und Erweiterungskosten von zehn bis fünfzehn Jahren zusammenzählt, ordnet die Angebote oft anders, als es die Zahl unten rechts nahelegt. Diese Rechnung muss nicht auf den Franken genau sein, sie muss nur die richtige Reihenfolge herstellen.

Nebenangebote und Varianten richtig behandeln

Häufig legen Anbieter neben dem geforderten Grundangebot eine eigene Variante vor, etwa ein anderes Erzeugerkonzept oder eine abweichende Automationslösung. Solche Nebenangebote sind wertvoll, weil sie das Wissen des Marktes sichtbar machen, sie erschweren aber den Vergleich, wenn sie unstrukturiert eingehen.

Die saubere Lösung besteht darin, das Grundangebot als Pflicht zu verlangen und Varianten nur zusätzlich zuzulassen. So bleibt eine vergleichbare Basis erhalten, und die Variante wird als das behandelt, was sie ist: ein Vorschlag, der fachlich beurteilt werden muss. Entscheidend ist, dass eine Variante mit denselben Annahmen gerechnet wird wie das Grundangebot. Erst wenn Heizlast, Nutzungszeiten und Energiepreise identisch angesetzt sind, lässt sich beurteilen, ob die Variante wirklich einen Vorteil bringt oder nur günstiger aussieht, weil sie weniger enthält. Im öffentlichen Umfeld müssen zudem die Bedingungen für Varianten bereits in der Ausschreibung genannt sein, sonst sind sie nicht zulässig.

Der Werkvertrag als Ergebnis

Die Ausschreibung und die Offertprüfung münden in einen Werkvertrag. In der Schweiz bilden SIA 118 für Bauarbeiten und SIA 118/380 für die Gebäudetechnik den bewährten Rahmen. Sie regeln Fristen, Abnahme, Mängelrechte und die Behandlung von Nachträgen in einer Weise, die beiden Seiten Sicherheit gibt.

Wichtig ist, dass die geprüften Angebotsinhalte tatsächlich Vertragsbestandteil werden. Die Datenpunktliste, das Bereinigungsprotokoll, die vereinbarten Prüf- und Nachweisleistungen und der Terminplan gehören als Anhänge in den Vertrag. Ein Werkvertrag, der nur die Summe und einen groben Leistungstitel nennt, verschenkt die ganze Vorarbeit der Ausschreibung. Erst die vollständige Referenz auf die geprüften Unterlagen macht aus einem Preis eine belastbare Verpflichtung.

Vergaberecht im öffentlichen Umfeld

Beschafft die öffentliche Hand, gelten zusätzliche Regeln. Die interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen IVöB in der Fassung von 2019 und auf Bundesebene das BöB haben den Fokus vom tiefsten Preis zum vorteilhaftesten Angebot verschoben. Qualitätskriterien, Nachhaltigkeit und Lebenszykluskosten dürfen und sollen gewichtet werden.

Das ist für die Gebäudetechnik eine gute Nachricht, verlangt aber Vorarbeit. Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung müssen vor der Ausschreibung feststehen und nachvollziehbar bewertbar sein. Ein Kriterium, das sich nicht objektiv beurteilen lässt, hält einer Beschwerde nicht stand.

In der Praxis bewährt sich eine Bewertungsmatrix, die jedem Kriterium eine Punkteskala und ein Gewicht zuordnet und die Vergabe damit dokumentiert. Sie schützt die Bauherrschaft doppelt: Sie zwingt vorab zur Klärung, was wirklich wichtig ist, und sie liefert im Fall einer Beschwerde die nachvollziehbare Begründung für den Zuschlag. Gerade Lebenszykluskosten und Systemoffenheit lassen sich so als messbare Kriterien verankern, statt sie dem Preis unterzuordnen.

Drei häufige Fehler bei der Offertprüfung

Drei Fehler kehren in der Praxis immer wieder. Der erste ist der Vergleich der Endsummen ohne Blick in die Positionen. Wer nur die Schlusszahlen nebeneinanderstellt, vergleicht Angebote, die unterschiedliche Leistungen enthalten, und trifft eine Entscheidung auf falscher Grundlage.

Der zweite Fehler ist die Vergabe unter Zeitdruck ohne Bereinigung. Wenn der Terminplan drängt, wird das Klärungsgespräch gestrichen und jeder Vorbehalt in die Bauphase mitgenommen. Dort ist die Verhandlungsposition der Bauherrschaft am schwächsten, weil der gewählte Unternehmer bereits arbeitet.

Der dritte Fehler ist das Ausblenden der Betriebsphase. Ein Angebot, das in der Anschaffung führt, aber geschlossene Schnittstellen und teure Lizenzen mitbringt, wird über die Nutzungsdauer zum teuersten. Wer die Betriebsphase nicht mitbewertet, optimiert den kleinsten Teil der Gesamtkosten.

Die Vergabegespräche

Vor der Vergabe gehört ein technisches Bereinigungsgespräch mit den zwei bis drei besten Anbietern. Es dient nicht dem Nachverhandeln des Preises, sondern der Klärung des Leistungsinhalts.

Vier Punkte gehören auf die Traktandenliste: die abweichenden Mengen, sämtliche Vorbehalte, die Terminvorstellungen inklusive Vorlaufzeiten für Lieferungen und die konkrete Person, die das Projekt führen wird. Das Ergebnis wird protokolliert und Bestandteil des Werkvertrags.

Ein sauberes Bereinigungsprotokoll ist im Streitfall mehr wert als jede Vertragsklausel, weil es dokumentiert, worüber Einigkeit bestand. Es hält nicht nur fest, was vereinbart wurde, sondern auch, welche Annahmen beide Seiten getroffen haben, und nimmt damit späteren Missverständnissen den Nährboden. Nehmen Sie sich für dieses Gespräch bewusst Zeit, denn eine Stunde Klärung vor der Vergabe erspart Ihnen erfahrungsgemäss viele Stunden Auseinandersetzung während der Ausführung.

Querverweise zu unseren Fachserien

• Teil 3 dieser Serie behandelt die Auswahl des Planers, der diese Ausschreibung erstellt.
• Teil 5 zeigt, was in der Bauphase geschieht, wenn die Ausschreibung Lücken enthielt.
• Wie eine Datenpunktliste und ein GA-Lastenheft aufgebaut sind, vertieft unsere Serie zur Gebäudeautomation in Beratung und Planung.
• Warum Systemoffenheit in der Automation ein wirtschaftliches Kriterium ist, behandelt unsere Serie zu BACnet und BACnet/SC.

Fazit

Vierzig Prozent Preisdifferenz sind fast immer vierzig Prozent Inhaltsdifferenz. Wer Schnittstellen benennt, Datenpunkte auflistet, den Bestand beschreibt, Prüfleistungen ausschreibt und die Dokumentation fordert, erhält Angebote, die sich vergleichen lassen. Und wer beim Vergleich die erwartete Endsumme statt der Angebotssumme betrachtet, die Betriebsphase mitrechnet und vor der Vergabe sauber bereinigt, vergibt an den Anbieter, der am Ende tatsächlich am günstigsten ist.

Sie haben Fragen dazu?

Sie haben Offerten erhalten und möchten wissen, was hinter den Zahlen steckt? Wir prüfen Ausschreibungen vor dem Versand und Angebote vor der Vergabe, technisch und wirtschaftlich. Sprechen Sie mit uns und finden Sie weitere Beiträge unter wenget.ch/insights.

Quellenverzeichnis

• CRB, Normpositionen-Katalog NPK für die Leistungsbeschreibung im Bauwesen
• CRB, Baukostenplan Hochbau eBKP-H für die Kostengliederung
• IVöB 2019, Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen, sowie BöB für Beschaffungen des Bundes
• SIA 118 «Allgemeine Bedingungen für Bauarbeiten» und SIA 118/380 «Allgemeine Bedingungen für Gebäudetechnik»
• SIA 108 «Ordnung für Leistungen und Honorare der Maschinen- und Elektroingenieurinnen und -ingenieure» (Ausgabe 2020)
• VDI 3814 Blatt 2.1 «Gebäudeautomation, Planung, Lastenheft» und Blatt 4.1 «Adresssysteme und Kennzeichnung»
• SIA 2046 «Integrale Tests von Gebäudetechniksystemen» (Ausgabe 2015)
• Eigene Projekterfahrungen und Praxisbeispiele der WENGET GmbH