Planer auswählen & Konzepte beurteilen: so geht es richtig

Serie «Sanierungsfahrplan», Teil 3 von 6

Die Wahl des Planers ist die letzte Entscheidung, die eine Bauherrschaft ohne fachliche Unterstützung treffen muss. Alles Weitere kann delegiert werden. Diese eine Entscheidung nicht. Entsprechend unangenehm ist sie, denn beurteilt werden soll eine Fachkompetenz, die man selbst nicht besitzt. Wer ein Auto kauft, kann Probe fahren. Wer einen Planer beauftragt, kauft ein Versprechen auf eine Leistung, die erst Monate später sichtbar wird, und korrigiert einen Fehlgriff nur mit erheblichem Zeit- und Kostenaufwand.

Dieser Teil zeigt, woran sich Qualifikation trotzdem erkennen lässt, wie sich Konzepte unterschiedlicher Anbieter vergleichbar machen und wo Interessenkonflikte entstehen, die man kennen sollte, bevor man sie erlebt. Er richtet sich an Bauherrschaften, die nicht dem günstigsten, sondern dem passendsten Angebot folgen wollen und dafür ein paar prüfbare Kriterien suchen.

Qualifikation ist mehr als eine Referenzliste

Referenzen sind der übliche Nachweis, und sie sind der schwächste. Jede Firma zeigt ihre gelungenen Projekte. Aussagekräftiger sind vier andere Signale.

Das erste ist die Vergleichbarkeit der Referenz. Nicht die Anzahl der Projekte zählt, sondern ob eines davon Ihrem gleicht: gleiche Nutzung, gleiche Grössenordnung, Sanierung statt Neubau, laufender Betrieb statt leeres Gebäude. Eine Sanierung im bewohnten Mehrfamilienhaus ist ein anderes Handwerk als ein Büroneubau auf der grünen Wiese. Fragen Sie deshalb gezielt nach dem einen Projekt, das Ihrem am nächsten kommt, und lassen Sie sich die Besonderheiten schildern, die dort Mühe gemacht haben.

Das zweite ist die Bereitschaft, über Misserfolge zu sprechen. Fragen Sie nach einem Projekt, das nicht wie geplant lief, und was daraus gelernt wurde. Wer darauf keine Antwort hat, hat entweder wenig Erfahrung oder wenig Selbstreflexion. Erfahrene Planer erzählen solche Geschichten ohne Zögern, weil sie wissen, dass gerade die Fehler den Lernfortschritt tragen.

Das dritte sind überprüfbare Qualifikationen. In der Schweiz sind das etwa der Eintrag im GEAK-Expertenverzeichnis, die Mitgliedschaft in einem Berufsverband wie usic oder SWKI und für einzelne Aufgaben spezifische Fachausweise. Diese Nachweise belegen eine formale Grundlage, sie ersetzen aber die inhaltliche Prüfung nicht. Ein Zertifikat sagt aus, dass jemand eine Prüfung bestanden hat, nicht, dass er Ihr Gebäude versteht.

Das vierte ist die Frage nach dem Team. Wer sitzt tatsächlich am Projekt, mit welchem Pensum, und was passiert bei Ausfall? In kleineren Büros hängt die Qualität an Personen, nicht an Firmen. Das ist kein Nachteil, solange es transparent ist. Lassen Sie sich zusagen, wer die Federführung übernimmt, und prüfen Sie, ob diese Person auch im Gespräch am Tisch sitzt und nicht nur auf dem Angebotspapier steht.

Der normative Rahmen der Planerauswahl

Die Auswahl geschieht nicht im luftleeren Raum. Die schweizerischen Ordnungen geben ihr eine Struktur, die man kennen sollte, um Angebote überhaupt einordnen zu können. SIA 112 «Modell Bauplanung» beschreibt die Phasen von der strategischen Planung über Vorprojekt und Projektierung bis zur Ausführung und Bewirtschaftung. Diese Phaseneinteilung ist die gemeinsame Sprache, in der Planer und Bauherrschaft über Leistungen reden.

SIA 108 ordnet dieser Phasenstruktur die konkreten Leistungen und Honorare der Gebäudetechnik zu. Wer die Ordnung kennt, erkennt sofort, ob ein Angebot vollständig ist oder ob Phasen fehlen. Für die Sanierung besonders wichtig ist, dass die Ordnungen zwischen Grundleistungen und besonders zu vereinbarenden Leistungen unterscheiden, denn genau an dieser Trennlinie entscheidet sich später, ob jemand die Ausführung begleitet oder ob die Bauherrschaft allein dasteht.

Daneben lohnt ein Blick auf die fachspezifischen Regelwerke, die ein qualifizierter Planer beherrschen muss. Für die Gebäudeautomation ist das VDI 3814 mit dem Lastenheft, für die Inbetriebnahme SIA 2046 und VDI 6039, für die energetische Erneuerung SIA 2047. Sie müssen diese Normen nicht selbst lesen. Sie sollten aber im Gespräch merken, ob Ihr Gegenüber sie kennt und anwendet, denn ein Planer, der die einschlägigen Regelwerke nicht benennen kann, arbeitet nach Gefühl statt nach Stand der Technik.

Die Ausschreibung von Planerleistungen

Damit Angebote vergleichbar werden, muss die Leistung definiert sein. Die Grundlage dafür liefern die Leistungsmodelle der SIA-Ordnungen, für die Gebäudetechnik insbesondere SIA 108. Sie beschreiben Phasen, Grundleistungen und besonders zu vereinbarende Leistungen.

Genau diese Unterscheidung ist der kritische Punkt. Mehrere Leistungen, die in einer Sanierung entscheidend sind, gehören nicht zu den Grundleistungen und müssen ausdrücklich vereinbart werden. Dazu zählen typischerweise die örtliche Fachbauleitung, das Inbetriebnahmemanagement, integrale Tests, die Betriebsoptimierung im ersten Betriebsjahr und die Nachführung der Bestandsdokumentation.

Wenn diese Positionen in der Anfrage fehlen, sind die Angebote zwar günstiger, aber unvollständig. Der Unterschied fällt in der Ausführung auf, wenn niemand vor Ort ist und wenn die Inbetriebnahme sich selbst überlassen bleibt. Aus einem scheinbar günstigen Angebot wird dann im Nachhinein ein teures, weil jede nachträglich beauftragte Leistung ausserhalb des Wettbewerbs vergeben wird.

Sinnvoll ist deshalb eine Anfrage, die diese Positionen ausdrücklich benennt und einzeln bepreisen lässt. Damit wird sichtbar, wer wie kalkuliert, und Sie behalten die Entscheidung, welche Leistung Sie einkaufen. Eine gute Anfrage listet die Phasen nach SIA 112, ordnet ihnen die erwarteten Leistungen zu und verlangt für jede besonders zu vereinbarende Position einen separaten Preis. So entsteht ein Angebotsspiegel, der die Anbieter Zeile für Zeile vergleichbar macht.

Konzepte vergleichbar machen

Liegen mehrere Konzepte vor, unterscheiden sie sich meist in mehr als einer Dimension gleichzeitig. Der Vergleich gelingt nur, wenn man die Dimensionen trennt.

Vergleichen Sie zuerst die Annahmen, nicht die Ergebnisse. Welche Heizlast wurde angesetzt, mit welcher Methode ermittelt? Welche Vorlauftemperatur wird unterstellt? Welche Nutzungszeiten, welche Energiepreise, welche Nutzungsdauern? Zwei Konzepte mit identischer Technik können allein durch unterschiedliche Annahmen völlig verschiedene Wirtschaftlichkeiten zeigen. Wer die Annahmen offenlegt, lädt zur Prüfung ein. Wer sie verschweigt, hat entweder nicht sauber gerechnet oder will nicht geprüft werden.

Vergleichen Sie danach den Systemumfang. Enthält das Konzept die Hydraulik, die Automation, die Messtechnik, die Dokumentation? Was ist bewusst ausgeklammert und mit welcher Begründung? Ein Konzept, das die Automation nur am Rand erwähnt, verschiebt einen wesentlichen Teil der Kosten und der späteren Betriebsqualität in eine unsichtbare Zone.

Vergleichen Sie drittens die Betriebsfähigkeit. Wie soll die Anlage betrieben werden, mit welchem Personal, mit welcher Komplexität? Ein technisch elegantes Konzept, das im Betrieb niemand versteht, ist im Alltag unterlegen. Fragen Sie konkret, wer die Anlage nach der Übergabe bedient und ob dafür Schulung und Dokumentation eingeplant sind.

Und vergleichen Sie viertens die Nachweisführung. Wie und wann wird belegt, dass das Konzept die versprochene Wirkung erzielt? Ein Konzept ohne Nachweisplan ist eine Absichtserklärung. Verlangen Sie messbare Zielwerte und den Zeitpunkt, an dem sie überprüft werden, sonst bleibt der versprochene Erfolg unverbindlich.

Hilfreich ist, diese vier Dimensionen in einer einfachen Tabelle nebeneinanderzustellen und jedes Konzept zeilenweise zu bewerten. So wird sichtbar, wo ein Anbieter mit optimistischen Annahmen glänzt, aber bei Betriebsfähigkeit oder Nachweis schwach bleibt. Der Vergleich verschiebt sich damit von einem Bauchgefühl zu einer nachvollziehbaren Entscheidung, die Sie auch gegenüber Dritten begründen können. Gerade bei öffentlichen Bauherrschaften und in Stockwerkeigentum ist diese Nachvollziehbarkeit kein Luxus, sondern die Voraussetzung für einen tragfähigen Beschluss.

Interessenkonflikte offenlegen, nicht vermeiden

Interessenkonflikte lassen sich in der Gebäudetechnik nicht vollständig ausschliessen. Sie lassen sich aber offenlegen und steuern.

Der häufigste Konflikt entsteht, wenn Planung und Ausführung in derselben Hand liegen. Das kann funktionieren und ist bei kleinen Vorhaben oft effizient. Es bedeutet aber, dass niemand die Ausführung unabhängig prüft. Wer diesen Weg wählt, sollte die Kontrolle bewusst anderweitig sicherstellen, etwa durch eine unabhängige Fachbauleitung oder durch eine externe Abnahme der wesentlichen Gewerke.

Der zweite Konflikt betrifft Herstellerbindungen. Ein Planer, der seit Jahren mit einem System arbeitet, kennt es gut und schlägt es vor. Das ist legitim, solange es ausgesprochen wird. Problematisch wird es, wenn eine Herstellerentscheidung als technische Notwendigkeit dargestellt wird, obwohl sie eine Präferenz ist. Bei der Gebäudeautomation ist dieser Punkt besonders relevant, weil die Systemwahl den Betreiber über Jahrzehnte bindet und ein späterer Wechsel teuer wird.

Der dritte Konflikt liegt im Honorarmodell. Ein Honorar, das prozentual an der Bausumme hängt, belohnt keine Sparsamkeit. Das ist kein Argument gegen dieses Modell, aber ein Argument dafür, die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nicht allein derselben Person zu überlassen, die daran verdient. Eine zweite, honorarunabhängige Meinung schafft an dieser Stelle Klarheit.

Drei häufige Fehler bei der Auswahl

Drei Fehler wiederholen sich in der Praxis so oft, dass es sich lohnt, sie vorab zu kennen.

Der erste Fehler ist die Auswahl über den Preis allein. Das günstigste Angebot ist meistens das unvollständigste, weil ihm die besonders zu vereinbarenden Leistungen fehlen. Der scheinbare Vorteil kehrt sich in der Ausführung um, wenn Nachträge das Budget aufzehren. Wer vergleichen will, muss zuerst gleiche Leistung herstellen und erst dann den Preis betrachten.

Der zweite Fehler ist die Auswahl über Sympathie. Ein angenehmes Gespräch ersetzt keine fachliche Prüfung. Sympathie ist wichtig für die Zusammenarbeit, aber sie sagt nichts über die Qualität der Planung aus. Trennen Sie den persönlichen Eindruck bewusst von der inhaltlichen Beurteilung.

Der dritte Fehler ist die fehlende Einbindung des späteren Betreibers. Wer die Anlage betreiben wird, sollte bei der Konzeptbeurteilung mitreden. Andernfalls entsteht eine Lösung, die auf dem Papier überzeugt, im Alltag aber an der Bedienbarkeit scheitert. Der Betrieb ist der längste Abschnitt im Leben einer Anlage und verdient bereits bei der Auswahl eine Stimme.

Das Gespräch als Prüfinstrument

Die aussagekräftigste Prüfung ist ein fachliches Gespräch über Ihr konkretes Gebäude. Drei Fragen bringen dabei erfahrungsgemäss am meisten.

Erstens: Was würden Sie in diesem Gebäude zuerst messen, bevor Sie etwas planen? Wer sofort Lösungen anbietet, ohne Daten zu verlangen, arbeitet mit Standardrezepten.

Zweitens: Welche Massnahme würden Sie uns ausreden? Ein guter Planer hat eine Meinung dazu, was man besser nicht macht.

Drittens: Woran würden wir nach zwei Jahren merken, dass das Projekt gelungen ist? Diese Frage zwingt zu messbaren Kriterien und trennt Konzepte von Versprechen.

Achten Sie im Gespräch weniger auf die Antworten selbst als auf die Art, wie sie zustande kommen. Ein Planer, der zurückfragt, Annahmen prüft und Unsicherheiten benennt, arbeitet später genauso. Ein Planer, der auf jede Frage sofort eine fertige Antwort hat, verkauft Ihnen ein Standardprodukt. Nehmen Sie sich für dieses Gespräch bewusst Zeit und führen Sie es mit allen Anbietern im gleichen Rahmen, damit die Eindrücke vergleichbar bleiben. Ein kurzes, strukturiertes Protokoll unmittelbar nach jedem Termin hält fest, was Sie überzeugt und was Sie stutzig gemacht hat, und bewahrt Sie davor, später dem zuletzt gehörten Angebot unbewusst den Vorzug zu geben.

Querverweise zu unseren Fachserien

• Teil 2 dieser Serie liefert die Strategie, auf deren Grundlage Planerleistungen überhaupt sinnvoll ausgeschrieben werden können.
• Teil 4 zeigt, wie Sie Unternehmerofferten prüfen und was hinter den Zahlen steckt.
• Zur Rolle von General- und Totalunternehmern und zur Frage der unabhängigen Fachbauleitung finden Sie eine eigene Serie in unserem Fachbereich.
• Wie ein GA-Lastenheft aufgebaut ist, das Herstellerneutralität sichert, behandelt unsere Serie zur Gebäudeautomation in Beratung und Planung.

Fazit

Die Auswahl des Planers lässt sich nicht auf einen Preisvergleich reduzieren, aber sie lässt sich strukturieren. Prüfen Sie die Vergleichbarkeit der Referenzen statt ihrer Anzahl, benennen Sie die besonders zu vereinbarenden Leistungen ausdrücklich, vergleichen Sie Annahmen vor Ergebnissen und sprechen Sie Interessenkonflikte offen an. Vermeiden Sie die drei häufigen Fehler der Auswahl über Preis, Sympathie oder ohne den Betreiber, und nutzen Sie das Gespräch als das, was es ist: das schärfste Prüfinstrument, das Ihnen zur Verfügung steht. Ein Planer, der diese Fragen begrüsst, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit der richtige.

Sie haben Fragen dazu?

Sie möchten Planerangebote oder Konzepte fachlich prüfen lassen, bevor Sie sich binden? Wir stellen die Vergleichbarkeit her, benennen die fehlenden Leistungspositionen und begleiten Sie durch die Auswahl. Sprechen Sie mit uns und finden Sie weitere Beiträge unter wenget.ch/insights.

Quellenverzeichnis

• SIA 108 «Ordnung für Leistungen und Honorare der Maschinen- und Elektroingenieurinnen und -ingenieure» (Ausgabe 2020)
• SIA 112 «Modell Bauplanung» zur Phasen- und Leistungsstruktur
• SIA 2047 «Energetische Gebäudeerneuerung» sowie Dokumentation SIA D 0249
• SIA 2046 «Integrale Tests von Gebäudetechniksystemen» (Ausgabe 2015)
• VDI 6039 «Facility-Management, Inbetriebnahmemanagement für Gebäude»
• VDI 3814 Blatt 2.1 «Gebäudeautomation, Planung, Lastenheft»
• GEAK-Expertenverzeichnis der Kantone sowie Verbandsverzeichnisse von usic und SWKI als formale Qualifikationsnachweise
• Eigene Projekterfahrungen und Praxisbeispiele der WENGET GmbH